Qué información está en el Plan de la Semana?

El Plan de la semana muestra todas las actividades que se planifican o se inician y terminan en la(s) semana(s) mostrada(s). Combina su programa as-built con su programa Look Ahead en una sola página. Verá las siguientes fechas para sus actividades dependiendo de su estado:

No iniciado - Línea de base / Fechas de inicio y final
Iniciado o Rechazado o Esperando confirmación - Inicio real y Look Ahead End basado en la línea de base / Duración de Look Ahead
Finalizado - Fecha de inicio real y fecha de fin real
Confirmado - Fecha de inicio real y fecha de notificación real

Las actividades están coloreadas de acuerdo al equipo responsable de las mismas. Puede utilizar el filtro accediendo al menú deslizante en el sector izquierdo de la página y ver sólo las actividades asignadas a un equipo específico. Además, puede filtrar sus resultados por tipo (esquema de procesos). La barra de la izquierda para filtrar ahora también muestra una lista de las plantillas de proceso utilizadas en su proyecto. Seleccione una de las plantillas para ver en el plan semanal sólo los resultados en los que se utiliza esa plantilla.

Además el tablero muestra el estado reportado de cada actividad, de cuántos días la actividad está atrasada (número en la parte superior derecha coloreado en rojo) o adelante (coloreado en verde), la fecha de finalización  programada y la duración planeada para entregarla.
La visualización del Plan de la semana se puede configurar para que muestre 1, 2 ó 3 semanas y el diseño de la actividad se puede configurar como pequeño o grande, para que pueda seleccionar el estilo de visualización que mejor se adapte a sus necesidades.

De dónde viene la información?

Para ver las actividades en el Plan de la Semana usted tiene que asegurarse de que:

  • Tus entregas incluyan por lo menos la fecha inicial o final.
  • Tus actividades definidas en las plantillas de procesos incluyan una duración.
  • Si ambas informaciones están disponibles, Sablono colocará automáticamente una fecha de inicio y final para todas sus actividades. Sólo si tienen una fecha de inicio y final, el Plan de la Semana puede mostrar un cronograma.

Como puede ver, puede crear un esquema de trabajo básico para todas sus actividades a lo largo de todo el proyecto con sólo dos pasos sencillos. Obviamente, durante la fase de construcción este calendario podría cambiar. El siguiente párrafo introducirá los medios para cambiar su programa de actividades en el Plan de la Semana.

¿Cómo puedo trabajar con las actividades presentadas?

Una vez que la Actividad es mostrada en el Plan de la Semana, usted podrá ver:

  • Fechas previstas
  • El número de veces que se ha vuelto a planificar la operación
  • Equipo responsable
  • Mano de obra planificada
  • Equipo de confirmación
  • Quién hizo la última actualización
  • El día en que se realizó la última actualización
  • Código de entrega
  • Nombre del Entregable
  • Estructura del proyecto

Obviamente, el Plan Semanal no sólo muestra información, sino que también proporciona un medio para trabajar con ella. Usted puede, por ejemplo, adaptar su horario de trabajo a los nuevos desarrollos en el sitio o a los cambios de planes. Esto se puede hacer fácilmente definiendo nuevas fechas para algunas de las actividades o para todas ellas, simplemente iniciando una sesión de planificación. Sablono, de hecho, puede proporcionarle automáticamente una versión actualizada del calendario de trabajo moviendo las actividades que están atrasadas a la fecha actual, y le da la posibilidad de decidir si aplicar o descartar las actualizaciones.

Tenga en cuenta:

  • Sólo los administradores y gerentes de proyectos tienen acceso a la sesión de planificación del proyecto.
  • Múltiples sesiones de planificación pueden ser ejecutadas simultáneamente en el mismo proyecto. Esto significa que un jefe de proyecto puede trabajar en la planificación a corto plazo de sus partes del proyecto, mientras que otros jefes están trabajando en otras partes del proyecto. Sin embargo, mientras no se haya liberado el programa de corto alcance, nadie más puede aplicar modificaciones a los productos que se han modificado. 

Ya que hay varias maneras de planificar sus actividades para las próximas semanas, echemos un vistazo más detallado a cómo funciona el sistema de planificación a corto plazo.

¿Cómo planeo mis actividades para las próximas semanas?

Las actividades que están atrasadas, es decir, las que todavía están pendientes, pero que se planearon originalmente a ser finalizadas ya en el pasado, se pueden desplazar fácilmente a la presente semana. Usted puede obtener una planificación automáticamente proyectada por Sablono o mover las actividades manualmente. Veamos con más detalle cómo funciona:

  • Después de iniciar una sesión de Planificación anticipada (Haga clic en el icono verde en la parte inferior derecha de la pantalla), podrá hacer clic en el icono del entregable que desea actualizar y se proyectará que todas las actividades que pertenezcan a ese entregable comiencen a partir del día actual. Para guardar los cambios, exactamente igual que antes, tendrá que seleccionar cada actividad individual y hacer clic en el botón "Usar como fecha prevista" y luego guardarla. Cuando haya terminado de guardar los nuevos horarios, puede publicarlos haciendo clic en el icono "Guardar y publicar un nuevo cronograma".
  • Otra forma de reprogramar las actividades atrasadas es abrir el menú lateral a la izquierda (ver abajo) y hacer clic en la actividad que te interesa.

Una vez que haga clic, el Panel de Detalles de la Actividad aparecerá y le dará la posibilidad de modificar la siguiente información (dado el hecho de que ya está ejecutando una Sesión de Planificación a corto plazo, si no, por favor inicie una primero):

  • Duración en Plan a Corto Plazo, esto definirá cuántos días laborables se requieren para terminar la actividad.
  • Fecha de inicio en Plan a Corto Plazo, esto establecerá la nueva fecha de inicio de la actividad.
  • Fecha de finalización en Plan a Corto Plazo, esto establecerá la nueva fecha de finalización de la actividad.

Si la casilla verde está marcada (como en la imagen), las actividades que siguen a la que está modificando también se reprogramarán de acuerdo con los cambios realizados. Si la casilla no está marcada, sólo se modificarán las actividades seleccionadas.

Una vez que haya configurado nuevas fechas, haga clic en el botón Guardar para visualizar los cambios en el Plan de la Semana.

Sin embargo, incluso una vez que vea el Plan de la Semana actualizado con las actividades movidas según lo planeado, los cambios todavía no se aplican o publican para todos los demás usuarios del proyecto. Para ello, debe guardar y publicar los resultados de su sesión de Planificación a Corto Plazo. Puede hacerlo fácilmente haciendo clic en el icono verde de guardar (abajo a la derecha). Desde el mismo menú también puede descartar todos los cambios realizados durante la sesión de planificación actual y volver al estado del programa que se usó antes.

Como puede ver, el Plan de la Semana le ofrece todo lo necesario para crear un programa a corto plazo para cada una de las operaciones involucradas en su proyecto semanalmente. Simplemente intente utilizar el plan de la semana durante su próxima reunión y vea lo fácil que es integrarlo en su esquema de trabajo personal!

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