Ya que ya hay mucha información actualizada en relación con el estado del proyecto en Sablono, puede ser razonable y ahorrarle tiempo el establecer las funciones comerciales. Los resultados financieros están directamente ligados al progreso reportado en Sablono y su flexibilidad le permite enfocarse solo en la información que es relevante para usted. Abajo puede ver un resumen del Tablero extraído de un proyecto demo:

A continuación, un desglose de los diferentes elementos mostrados anteriormente.

  • Grupos de costo: estos representan contratos diferentes con el monto de su presupuesto específico.
  • Presupuesto adjudicado: este monto representa la cantidad de dinero asignada a este grupo de costo.
  • Iniciado: presupuesto actual para actividades que tienen el estado “Iniciada”. Porcentaje de actividades actualmente “Iniciadas” en todo el proyecto. Número de actividades "Iniciadas" (número entre paréntesis).
  • Esperando confirmación: presupuesto actual para actividades que tienen el estado “Finalizadas” pero aún no “Confirmadas”. Porcentaje de actividades actualmente “Finalizadas” pero aún no “Confirmadas” en todo el proyecto. Número de actividades actualmente “Finalizadas” pero aún no “Confirmadas” (número entre paréntesis).
  • Terminado y Confirmado: presupuesto actual para actividades que han sido “Finalizadas” y “Confirmadas”. Porcentaje de actividades actualmente “Confirmadas” en todo el proyecto. Número de actividades actualmente “Confirmadas” (número entre paréntesis).
  • Costo total terminado: porcentaje del presupuesto ya gastado en todas las actividades del proyecto, basado en el progreso reportado en Sablono.

En la tarjeta inferior:

  • % del presupuesto: estos montos representan la suma adjudicada del presupuesto de los grupos de costo por actividad específica. La suma de todos los montos debe ser 100%, un mensaje de alerta se mostrará si eso no sucede.
  • Presupuesto asignado: este indica el costo total de cada actividad, calculado como el “% del presupuesto” de cada actividad multiplicado por el valor en “Ingrese presupuesto”. El número pequeño (en este caso 217) indica el número total de actividades de ese tipo.
  • Iniciado: costo de las actividades “Iniciadas” (incluyendo actividades rechazadas) calculado multiplicando el porcentaje iniciado por el “Presupuesto asignado” general. Porcentaje de actividades actualmente “Iniciadas”. Número de actividades “Iniciadas” (número entre paréntesis).
  • Esperando confirmación: costo de las actividades que tienen el estado “Finalizadas” pero aún no “Confirmadas”, calculado multiplicando el porcentaje terminado por el Presupuesto asignado general. Porcentaje de actividades actualmente “Finalizadas” pero aún no “Confirmadas”. Número de actividades actualmente “Finalizadas” pero aún no “Confirmadas” (número entre paréntesis).
  • Terminado y Confirmado: costo de las actividades que tienen el estado “Finalizadas” y “Confirmadas”, calculado multiplicando el porcentaje confirmado por el Presupuesto asignado general. Porcentaje de actividades actualmente “Confirmadas”. Número de actividades actualmente “Confirmadas”.
  • Presupuesto del grupo de costo gastado: % del presupuesto ya gastado para aquella actividad basado en el progreso reportado en Sablono.

¿Cómo puedo configurar un grupo de costo?

  1. Primero haga clic en la ventana de navegación arriba a la izquierda y seleccione el botón de Tablero comercial.

2. Una vez que esté en esa página, cree un nuevo grupo de costo presionando en botón arriba a la derecha como se muestra en la siguiente imagen.

3. Va a necesitar presionar en la plantilla que le interese, creando una forma de grupo de costo.

4. A continuación, seleccionará las actividades de las que quiera extraer el estado para mostrar información comercial actualizada.

5. Después de dar un nombre al grupo de costo podrá asignar el presupuesto al grupo, y los porcentajes del presupuesto a las actividades.


¿Cómo elimino un Grupo de costo?

Seleccione el Grupo de costo que desea eliminar (en este caso “MEP”) y haga clic en “Eliminar Grupo de costo”.

Planificación Comercial a Corto Plazo

El tablero comercial le permite seleccionar fechas futuras para evaluar el grupo de costo para el cual ya deberían haberse ejecutado trabajos para entonces. Haga clic en el icono del calendario y seleccione la fecha que le interese.

Ambas tarjetas, superior en inferior del Tablero comercial mostrarán el estado que todas las actividades deberían tener en la fecha seleccionada.

Por ejemplo, seleccionamos la fecha 13 de junio de 2019 (la fecha de hoy es 6 de junio de 2019). El Tablero comercial cambia su color (de azul a amarillo) para indicarle que los valores presentados ahora son estimados. Los valores expuestos están basados en la Planificación a Corto Plazo, si es que no existe Planificación a Corto Plazo en el calendario de la línea de base.

Como puede ver, las actividades que antes aparecían como Iniciadas o Esperando confirmación están ahora en la columna Terminado y Confirmado. Esto significa que para el 13 de junio todas se planea que todas estas actividades estén “Finalizadas” o “Confirmadas”.

Privacidad de un grupo de costo

Como gerente usted tiene la posibilidad de definir quién puede acceder y editar grupos de costo específicos para tener más control y transparencia en la gestión de costos.

¿Cómo funciona esta herramienta?

En la creación de un nuevo grupo de costo usted puede definir a los gerentes comerciales y al revisor comercial responsables, el usuario que crea el nuevo grupo es asignado por defecto gerente comercial responsable para ese grupo. El creador puede definir qué usuario será gerente comercial y qué otro usuario será revisor comercial del proyecto en el que están trabajando.

¿Cuál es la diferencia entre los roles de Gerente Comercial y Revisor Comercial?

Los gerentes comerciales serán capaces de ver y editar grupos de costo, mientras que los revisores comerciales podrán ver los grupos de costo, pero no editarlos.

Tenga en cuenta: usted siempre podrá editar los grupos de costo añadiendo o eliminando usuarios y modificando su rol.

Los Tableros comerciales pueden fácilmente crear un vínculo entre el estado detallado de su proyecto y su significado en términos financieros.

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