¿Qué puedo ver en un panel de Contabilidad de costes?

Dado que ya hay mucha información al día sobre el estado de su proyecto en Sablono, la configuración de grupos de costes podría serle muy útil. La información financiera está directamente relacionada con el progreso reportado en Sablono y su flexibilidad le permite centrarse sólo en la información relevante para usted. A continuación puede ver un ejemplo de un tablero de datos extraído de un proyecto:

He aquí un desglose de los diferentes elementos que se muestran en la pantalla anterior:

  • Grupos de coste: representarían diferentes contratos con su importe presupuestario específico.
  • Importe del contrato Asignado: este importe representa la cantidad de dinero asignada a este grupo de coste.
  • Total en curso: presupuesto actual para las actividades que tienen el status "Iniciado". Porcentaje de Actividades actualmente "Iniciadas" en el conjunto del proyecto. Número de actividades iniciadas (número entre paréntesis).
  • Total pendiente de aprobación: presupuesto actual para las actividades que tienen el status "Finalizado" pero aún no "Confirmado". Porcentaje de Actividades actualmente "Terminadas" pero aún no "Confirmadas" en todo el proyecto. Número de actividades actualmente "Finalizadas" pero aún no "Confirmadas" (número entre paréntesis).
  • Aprobado globalmente: presupuesto actual para las actividades que se han "finalizado" y "confirmado". Porcentaje de actividades actualmente "Confirmadas" en el conjunto del proyecto. Número de actividades actualmente "Confirmadas" (número entre paréntesis). 
  • Costo Total Completado: % del presupuesto ya gastado para todas las Actividades del proyecto, basado en el progreso reportado a Sablono.

En la parte inferior de la pantalla:

  • % del importe del contrato: Estas ponderaciones representan el importe asignado del presupuesto de los grupos de coste para una actividad específica. La suma de todos los pesos debe sumar el 100%, se mostrará un mensaje de advertencia si esto no ocurre.
  • Importe del contrato Asignado: Indica el coste total de cada Actividad, calculado como el "% del importe del contrato" de cada Actividad multiplicado por el valor en "Introducir importe del contrato". El número más pequeño (en este caso 217) indica el número total de actividades de este tipo.
  • En curso: coste de las actividades "iniciadas" (incluidas las actividades rechazadas) calculado multiplicando el porcentaje iniciado por el "Importe total del contrato asignado". Porcentaje de Actividades actualmente "Iniciadas". Número de actividades iniciadas (número entre paréntesis).
  • A la espera de la aprobación: coste de las actividades que tienen el status "Finalizadas" pero que aún no han sido "Confirmadas", calculado multiplicando el porcentaje finalizado por el "Importe total del contrato asignado". Porcentaje de actividades actualmente "Terminadas" pero aún no "Confirmadas". Número de actividades actualmente "Finalizadas" pero aún no "Confirmadas" (número entre paréntesis).
  • Firmado: Coste de las actividades que tienen el status "Finalizado" y "Confirmado" calculado multiplicando el porcentaje confirmado por el "Importe total del contrato asignado". Porcentaje de actividades actualmente "Confirmadas". Número de actividades actualmente "Confirmadas".
  • Costo completado: % del presupuesto ya gastado para esa Actividad basado en el progreso reportado a Sablono.

¿Cómo puedo establecer un grupo de costes?

  • El primer paso para configurar un grupo de costos es hacer clic en la ventana de Navegación en la parte superior izquierda y seleccionar el botón de Contabilidad de costes.
  • Una vez en esa página, cree un nuevo grupo de costos presionando el botón en la parte superior derecha como se muestra a continuación.
  • Deberá hacer clic en la plantilla de proceso que le interese para crear un grupo de costes.
  • A continuación, seleccionará las actividades de las que desea visualizar la información comercial actualizada. Asigne un nombre al grupo de costes, un importe de presupuesto.

 

  • En este punto se termina la creación del nuevo grupo de costes.

¿Cómo elimino un grupo de coste?

Seleccione el grupo de coste que desea eliminar (en este caso "MEP") y haga clic en "Delete Cost Group". 

Mirada comercial hacia adelante
El Cuadro de Mando Comercial le permite seleccionar fechas futuras para evaluar el Grupo de Costos para el cual se deberían haber realizado los trabajos para entonces. Haga clic en el icono del calendario y seleccione la fecha que le interesa. 

Tanto la carta superior como la inferior del Panel de Control Comercial mostrarán el estado que todas las Actividades deberían haber alcanzado en la fecha que usted seleccionó.

Por ejemplo, seleccionamos la fecha 13 Jun 2019 (hoy es 6 Jun 2019). El Panel de Control Comercial cambia su color (de azul a amarillo) para indicar que los valores actualmente presentados son pronosticados. Los valores visualizados se basan en el programa Look Ahead, si no existe ningún programa Look Ahead en el programa base.  

Como puede ver, las actividades que antes estaban en curso o en espera de aprobación, ahora están en la columna de aprobación. Esto significa que el 13/6 se prevé que todas estas actividades estén "terminadas" o "confirmadas".


Privacidad de un grupo de costos

Como gestor, tiene la posibilidad de definir quién puede acceder y editar grupos de costes específicos para tener más control y transparencia en la gestión de costes.

¿Cómo funciona esta función?
Durante la creación de un nuevo grupo de costes se pueden definir gestores comerciales responsables y revisores comerciales; el usuario que crea el nuevo grupo de costes se establece por defecto como gestor comercial responsable de ese grupo de costes. El creador puede definir qué usuario será el gestor comercial y qué otro usuario será el revisor comercial del proyecto en el que está trabajando.

¿Cuál es la diferencia entre los dos papeles?
Los gerentes comerciales podrán ver y editar grupos de costos, mientras que los revisores comerciales sólo podrán ver los grupos de costos, pero no editarlos.

Tenga en cuenta: siempre podrá editar los grupos de coste añadiendo o eliminando usuarios y modificando su función.

Commercial Dashboards puede crear fácilmente un vínculo entre el estado detallado de su proyecto y su significado en términos financieros.

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