Terminplan-Modi

Im Folgenden werden die beiden auf Sablono zur Verfügung stehenden Terminplan-Modi kurz vorgestellt und erläutert. Sie finden die dazugehörige Einstellung in den Projekteinstellungen.

Keine Sorge! Beim Wechsel zwischen manuell und automatisch geplant gehen niemals Daten verloren, selbst wenn die Ergebnisse beider Modi sehr unterschiedlich sein können. Sollten Sie mit den Ergebnissen des anderen Modus nicht zufrieden sein, können Sie jederzeit wieder zurückwechseln.

Manuell geplant

Dieser Modus sollte genutzt werden, wenn Sie in einem Projekt arbeiten, in dem Start- und Enddaten für Projektelemente allerdings keine Abhängigkeiten zwischen diesen definiert wurden. Der "manuell geplant"-Modus funktioniert dann wie folgend:

  1. Ein Terminplan für Aktivitäten, die beim Zuweisen von Prozessvorlagen zu den jeweiligen Projektelementen entstehen, wird automatisch für jedes Projektelement separat berechnet, solange entweder Start- oder End-Datum des Projektelements definiert wurde.
  2. Sollten Sie sowohl Start- als auch Enddatum für Ihre Projektelemente definiert haben, nutzt Sablono das benutzerdefinierte Startdatum, um alle frühesten Start- und End-Daten bzw. das benutzerdefinierte Enddatum, um alle spätesten Start- und End-Daten zu berechnen.
  3. Wenn keine benutzerdefinierten Daten definiert wurden, kann Sablono leider keinen Terminplan für Ihre Aktivitäten berechnen.
  4. Sablono berechnet außerdem den Gesamtpuffer als die Differenz zwischen frühestem und spätestem Start/Ende. Wenn Sie nur Start- oder Enddatum definiert haben, berechnet Sablono nur das dazugehörige und keinen Gesamtpuffer.
  5. Wenn die Dauer des zugewiesenen Prozess' länger ist, als der Unterschied zwischen Ihren nutzerdefinierten Start- und Enddaten, zeigt Sablono Ihnen diesen Konflikt an. Um ihn zu lösen, löschen Sie einfach das Start- oder Enddatum des Projektelements.
  6. Definierte Abhängigkeiten zwischen Ihren Projektelementen oder zwischen den Aktivitäten unterschiedlicher Projektelemente werden in diesem Modus bei der Terminplanberechnung nicht berücksichtigt.
  7. Wenn Sie Lücken in Ihren Terminplan definieren möchten (bspw. Aktivität 3 kann frühestens zu einem bestimmten Datum gestartet werden), dann nutzen Sie bitte entweder die „Aktivitäten anpassen“-Funktion auf der Projektelement-Liste oder den Wochenplan. Sobald Sie Aktivität 3 verschoben haben, werden alle Nachfolger dieser Aktivität entsprechend der definierten Abhängigkeiten sowie Dauern ebenfalls verschoben.
  8. Alle Änderungen an Terminplan-relevanten Einstellungen und Informationen führen automatisch zu einer Neuberechnung der betroffenen Teile des Terminplans.

 

Automatisch geplant

Der "automatisch geplant"-Modus sollte immer dann genutzt werden, wenn Sie Ihren Terminplan basierend auf Abhängigkeiten zwischen Projektelementen oder Aktivitäten unterschiedlicher Projektelemente automatisch berechnen lassen möchten. Diese automatische Berechnung funktioniert folgendermaßen:

  1. Der automatisch geplant Modus berechnet Ihren Terminplan automatisch, solange für jeden Graphen Ihrer Aktivitäten mindestens ein benutzerdefiniertes Start- oder End-Datum festgelegt wurde.
  2. Die Berechnung basiert dann auf den Dauern Ihrer Aktivitäten (definiert in Ihren Prozessvorlagen) und den definierten Abhängigkeiten zwischen Projektelementen oder Aktivitäten unterschiedlicher Projektelemente.
  3. Abhängigkeiten zwischen Projektelementen werden von Sablono in Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten dieser Projektelemente umgewandelt.
  4. Start- und Enddaten aller Projektelemente werden durch die zugewiesenen Aktivitäten und deren Abhängigkeiten definiert. Diese Berechnung kann stark von Ihren benutzerdefinierten Daten abweichen (abhängig davon, wie gut die Dauer des Arbeitsprozesses, den Sie in Ihrer Sablono Prozessvorlage definiert haben zu den benutzerdefinierten Daten passt) v.a. dann, wenn ein Projektelement viele Vorgänger oder Nachfolger hat.
  5. Der Gesamtpuffer wird wie bereits oben beschrieben berechnet, bezieht sich im „automatisch geplant“-Modus allerdings jeweils auf den gesamten Graphen Ihrer Aktivitäten statt auf einzelne Projektelemente.
  6. Lücken in Ihrem Terminplan können nicht nur manuell angelegt werden, sondern werden auch basierend auf den definierten Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten unterschiedlicher Projektelemente automatisch berechnet (bspw. Aktivität 3 kann erst gestartet werden, nachdem Aktivität 5 in einem anderen Projektelement abgeschlossen ist). Dieses Vorgehen hilft Ihnen nicht nur bei der Ursachenanalyse potentieller Verzögerungen, sondern macht vorhandene Lücken auch transparenter und leichter verständlich für alle Projektpartner.
  7. Natürlich können Sie auch weiterhin die Daten Ihrer Aktivitäten mit Hilfe der angebotenen Funktionen auf der Projektelement-Liste oder dem Wochenplan ändern. Nachfolger werden allerdings nicht mehr entsprechend des definierten Prozess‘ mitverschoben.
  8. Im Gegensatz zum "manuell geplant"-Modus wird nicht bei jeder Änderung an Terminplan-relevanten Einstellungen und Informationen der gesamte Terminplan automatisch neu berechnet. Kleinere Änderungen werden gesammelt und eine Neuberechnung des Projekt-Terminplans nur auf Wunsch des Nutzers ausgelöst.

 

Berechnung und Ergebnispräsentation

Änderungen folgender Informationen lösen eine Neuberechnung des Projekt-Terminplans aus:

  • Aktualisierung von Projektelementen durch erneuten Import der Datei
  • Änderung von Start- oder Enddaten von Projektelementen
  • Erstellen oder Löschen von Abhängigkeiten zwischen Projektelementen
  • Änderungen am Projektkalender (s.o.)
  • Prozessvorlagen zu Projektelementen zuweisen
  • Prozessvorlagen ändern und zuweisen
  • Start- und Enddatum des Projekts ändern (s.o.)

Die Ergebnisse der Sablono Terminplanung werden auf der gesamten Plattform angezeigt und zur Erstellung von aggregierten Übersichten (bspw. KPIs und Dashboards) genutzt. Grundsätzlich werden dabei folgende Datumswerte dargestellt und weiterverarbeite:

  • In der Detailansicht Ihrer Projektelemente werden Sie für alle Projektelemente folgende Daten finden: Benutzerdefiniertes Start- und Enddatum, frühestes Start- und Enddatum, spätestes Start- und Enddatum, Gesamtpuffer, berechnete Verzögerung
  • Außerdem werden hier für alle dazugehörigen Aktivitäten folgende Daten präsentiert: Frühestes Startdatum, spätestes Enddatum, Gesamtpuffer
  • In der Liste Ihrer Projektelemente sowie im Gantt-Diagramm werden für Ihre Projektelemente folgende Daten angezeigt: Frühestes Startdatum, spätestes Enddatum
  • Der Wochenplan zeigt Ihre Aktivitäten entsprechend deren spätestem Start- und Enddatum an
  • Sämtliche Datenaggregationen (bspw. KPIs auf dem Projektüberblick oder die Berechnung ob eine Aktivität/ein Projektelement hinter dem Zeitplan läuft) arbeiten stets auf spätestem Start- und Enddatum
  • Für alle Anzeigen gilt, sollte eines der verwendeten Daten nicht berechnet werden können (bspw. frühester Start), wird das jeweils andere angezeigt (bspw. spätester Start)
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