In Sablono sind die in Prozessvorlagen definierten Prozesse die Grundlage auf der Sie Ihr Projekt ausführen und managen. Bevor Ihr Projekt gestartet ist, können diese ganz einfach und ohne Bedenken im Vorlageneditor erstellt und angepasst werden. Lokale Änderungen einzelner Projektelemente können auf der Projektelement-Seite vorgenommen werden. Beide Optionen sind problemlos in der Planungsphase Ihres Projekts nutzbar. Sobald die Arbeiten am Projekt und damit auch die Status-Meldungen auf die Sablono Plattform allerdings begonnen wurden, sollten die Funktionen mit Bedacht eingesetzt werden. Im folgenden werden sämtliche Implikationen im Detail dargestellt.

 

Aktivitäten über die Projektelement-Seite ausblenden

Über die Projektelement-Seite können Aktivitäten für beliebige Projektelemente einfach ausgeblendet werden. Nach dem Ausblenden werden die Aktivitäten und Fortschritt, der für diese eventuell dokumentiert wurde, nicht länger angezeigt. In den meisten Fällen, überspringt auch die laufende Prozess-Nummerierung die Zahl der soeben entfernten Aktivität. Um ausgeblendete Aktivitäten wieder sichtbar zu machen, reicht es aus, die Prozessvorlage erneut zuzuweisen oder die Aktivitäten über den gleichen Dialog wie beim Ausblenden, wieder einzublenden. Dabei werden alle nachträglich vorgenommenen Änderungen am Projektelement rückgängig gemacht, was die zuvor ausgeblendeten Aktivitäten mitsamt des bereits dokumentierten Fortschritts wieder einblendet.

Um Aktivitäten auszublenden gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Projektelemente aus, die die Aktivitäten enthalten, die Sie ausblenden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktivitäten anpassen" in der oberen Leiste.

2. Sobald das Popup-Fenster erscheint, klicken Sie auf "Aktivitäten ausblenden".

3. Markieren Sie die Aktivitäten, die Sie ausblenden möchten.

4. Klicken Sie auf Aktivitäten ausblenden.

Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hatten, beachten Sie bitte, dass Benutzer aus dem verantwortlichen Team der ausgeblendeten Aktivität und ihrer Nachfolgeraktivität keine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, sobald die vorherige Aktivität beendet ist.

Bitte beachten Sie, dass der Fortschritt, der für eine bestimmte Aktivität dokumentiert wurde nicht auf eine andere, neue Aktivität verschoben werden kann. Wenn Sie Aktivitäten ausblenden, wird auch deren Fortschritt ausgeblendet. Sie können beides wieder einblenden, in dem Sie die Prozessvorlage erneut zuweisen oder die Aktivität wieder einblenden, im gleichen workflow, wie sie ausgeblendet wurde.

 

Aktivitäten über den Vorlageneditor entfernen

Während Aktivitäten, die über die Projektelement-Seite entfernt werden durch ein erneutes Zuweisen der Vorlage wiederhergestellt werden können, werden Aktivitäten, die aus der Prozessvorlage entfernt werden, permanent und INKLUSIVE der bereits dokumentierten Fortschrittsdaten von der Plattform gelöscht. Deshalb wird empfohlen, dass Aktivitäten nur vor dem Projektstart oder wenn man sich 100% sicher ist, dass die Aktivität und deren Fortschrittsdaten nicht mehr gebraucht werden, aus der Vorlage gelöscht werden. Nachdem Aktivitäten aus der Vorlage entfernt und diese neu zugewiesen wurde, werden die gelöschten Aktivitäten in keinem Projektelement mehr angezeigt, das die Vorlage nutzt. Auch das nachträgliche Erstellen einer neuen Aktivität mit dem gleichen Namen wird die alte Aktivität und deren Fortschrittsdaten nicht reaktivieren.

Natürlich können Prozessvorlagen trotzdem auch nach Projektstart angepasst werden. Sie können sowohl den Namen oder sämtliche andere Eigenschaften bestehender Aktivitäten ändern, als auch neue Abhängigkeiten definieren ohne Gefahr zu laufen Fortschrittsdaten zu verlieren. Auch neue Aktivitäten zu erstellen und in den Prozess einzubinden stellt kein Problem dar.

Die Prozessvorlage nach Projektstart und bereits durchgeführten Aktualisierungen zu ändern, besonders das Löschen von bestehenden Aktivitäten, ist eine sensible Operation. Diese sollte nur dann durchgeführt werden, wenn man sich 100% sicher ist, dass man weiß was man erreichen möchte. Sollten Sie jemals Zweifel haben, kontaktieren Sie uns gerne! Wir helfen Ihnen Ihren Prozess nach Ihren Wünschen anzupassen.

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